• ים פאן

אז...הרבה פעמים עולה לי השאלה מהם 5 הדברים העיקריים שהופכים אירוע להצלחה מסחררת.


אני מסוקרן לשמוע מה מפיקי אירועים חושבים, מה 5 ה״אני מאמין״ שלהם בהפקת אירועים. החלטתי לצאת בסדרת כתבות שנותנות ערך לכל מי שמשימת ארגון האירועים בחברה מוטלת על כתפיו.


בחרתי (בקפידה) כמה מפיקות אירועים תותחיות והצבתי בפניהן, כאמור, את המשימה הבאה: 5 הטיפים המנצחים שלכן לאירוע המושלם.

לכולן היו יותר מחמישה, אבל עבדכם הנאמן לא ויתר והצליח להוציא מהן את 5 המנצחים שלהן (זה לא היה קל!).



הראשונה שדיברתי איתה היא נורית בר, מפיקת אירועי חברה מנוסה.

הנה 5 הטיפים המנצחים של נורית ליצירת אירוע מושלם שיהפוך לשיחת היום בפינת הקפה.


1. הטיפ הראשון של נורית קשור לתחקיר:

סופר חשוב לבדוק בכמה משתתפים מדובר, במה עוסקים, מה הדרג, מה טווח הגילאים והגיל הממוצע. כך, למשל, אם הרוב מבוגרים ועובדים במפעל- רצוי לא להציע פעילות אתגרית או משחק באפליקציה, ולצעירים- נמעט להציע סיורים מודרכים היסטוריים ונשלב יותר תכנים דינאמיים, חדשניים.


כמה גברים וכמה נשים? לקהל גברי ברובו נציע יותר אתגר ואקסטרים ולא נציע סדנת גרפולוגיה למשל. לקהל נשי ברובו נציע יותר פינוקים, סדנאות המשולבות בהסברים, בישול . זה כמובן בהכללה גסה כי תמיד יש יוצאים מן הכלל, לכן חשוב לעשות תחקיר מדוקדק עם הלקוח ולברר אפיון מדויק של הקהל שלו.


2. איזון

כדי שיום גיבוש יהיה מנצח באמת, חשוב ליצור תמהיל נכון בין מרכיבי היום:

פעילות שמעוררת אינטראקציה והיכרות, חוויה משותפת, FUN, פינוקים והפתעות וגם זמן מנוחה להיות יחד, לא כל הזמן להפעיל. זמן משותף לשיחות הקטנות שיוצרות את החיבור - חשוב בהחלט.


כדי להגיע לנוסחת התוכן הנכונה בארגון שלכם, נסו לענות על 4 שאלות:

  1. האם כל חברי הקבוצה מכירים היטב?

  2. האם יש מורכבויות ביחסים בתוך הקבוצה?

  3. מהי רמת הפתיחות/שמרנות של המשתתפים?

  4. מה נעשה בפעילויות גיבוש אחרונות?



3. אז...מה קורה שם בחוץ?

בכל עונה שתהיה, חשוב לבדוק 4 ימים לפני האירוע את תחזית מזג אוויר, ושוב יומיים קודם. כדי להיות ב-safe side, סכמו עם האתרים שבמידה ויש שרב כבד/ גשם סוער- ניתן לדחות ללא דמי חיוב (זו לגמרי דרישה מקובלת, לא לפחד לדרוש!).


חובה להתאים את יום הגיבוש לעונות השנה:

חודשים נובמבר- אפריל יכולים להיות עם גשם או סערות, לכן חשוב להכין תוכנית גיבוי, או לקחת מראש לפעילויות שלא מצריכות גיבוי.

מאי - עונה הפכפכה שיכולה להיות שרבית מאוד, לכן אירוע במדבר, למשל, לא רצוי.

קיץ - פעילויות מים + צפון.

חורף - הכל אפשרי עם חשיבה על מקומות סגורים/ פעילויות מקורות, כמובן בדרום יותר נעים.



חשוב לוודא בלוח השנה שהמועד הנבחר לא נופל על חג (יהודי/ נוצרי/ מוסלמי), שעשוי למנוע מהחוגגים לצאת, או שעשוי להיות עמוס ופקוק באזורים מסויימים (בעיקר בצפון ובירושלים).


4. אוכל- הדבר שהכי מדברים עליו באירוע ואחריו…

האם מעוניינים באוכל שקולע לכל חך כמו על האש? או שאוהבים תחכום, ארוחות גורמה שף, אולי ארוחה חלבית, דגים, צמחונית…אל תדלגו על שלב התחקיר!



בד"כ בארגונים תעודת כשרות נחוצה, בייחוד בקבוצות גדולות. לפעמים יש אחד או שניים בקבוצה שהם שומרי כשרות, ואפשר לספק להם מנות כשרות ארוזות באירוע.

אם יש הכרח בכשרות - חייבים לבדוק האם כשרות רבנות מספק, וחשוב מאוד לוודא כל תעודה מול הרבנות/ המועצה הדתית האחראית. תגלו שיש עולם שלם של כשרויות שאינן "כשרות"...


אחרי סגירת האירוע מול המסעדות- חשוב לוודא כשבוע לפני האירוע האם יש צמחוניים/ טבעוניים/ רגישים לגלוטן, ולמצוא להם חלופות.

בקבוצות מאוד גדולות אי אפשר לאתר אותם בקלות, ולכן חשוב שבתוך המבחר המוגש

יהיו מספיק אופציות משביעות לכולם.


5. ואחרון חביב - לוחות זמנים

קביעת לוח זמני ראלי, הוא ה-מרכיב בהצלחה של אירוע. לפעמים מספר פעילויות מצומצם יחסית, אבל שנעשה עם מרווח מתוזמן נכון, משאיר טעם של "עוד", הרבה יותר מריצה אין סופית ממקום למקום...


אם לא מכירים את האזור אליו אתם נוסעים, כדאי לנסות ולהתייעץ עם מקומיים, ואפילו לבזבז יום עבודה ולערוך סיור הכנה. אם אתם מובילים קבוצה במקום לא ידוע, צריך לקחת גם מרחב ביטחון להתברברות בשטח – זה קורה, ולא מעט (לכן רצוי לערוך סיור הכנה).


חוץ מזה, צריך לשאול כל מפעיל בפעילות מהו זמן הפעילות נטו, ועליה תמיד, להוסיף עוד כ-20 דק'-חצי שעה. מניסיון, תמיד לוקח זמן עד שעולים ויורדים מהאוטובוס, בייחוד קבוצות גדולות (תמיד יש מישהו שרוצה סיגריה, או בורח לשירותים).


---------------------------------------------------------------------------------------------

*נורית בר היא בעלת "פרח החיים"- הפקת אירועי חברה, מרצה בנושא הפקת אירועי חברה בלשכת המסחר ומלווה עסקים לעבודה עם ארגונים.

605 צפיותהוספת תגובה
ים פאן - אירוע בים, אירועים על הים
  • Facebook Social Icon

חזרה למעלה

© 2019 כל הזכויות שמורות לים-פאן

קיפצו למים!

054-9402929

ספרו לנו על האירוע שלכם,
ונשמח לייעץ